[2020-09-08

Handen på hjärtat - hur attesterar du?

Attestering av leverantörsfakturor är kanske inte det roligaste du gör på jobbet. Inte desto mindre är det en viktig uppgift. Hör du till alla de som kikar på fakturan och tänker 'det där stämmer nog'?

Vad är en attest?

Att attestera en faktura handlar förstås inte bara om att, tekniskt, få den att flöda vidare i affärssystemet så att den kan gå till betalning. En attest handlar om att kontrollera och ta ansvar.

Man brukar skilja på 'godkännande' respektive 'attest' av en faktura. Ofta definierar man ett 'godkännande' lika med att den som godkänner har kontroll på att det som fakturerats är levererat enligt beställning. Både vad gäller volym såväl som att det inte finns skador e dyl på det som levererats.

"...en attest handlar om att kontrollera och ta ansvar..."

Den som attesterar intygar sedan i sin tur dels att fakturan 'godkänts' (i fall där separat 'godkännare' inte finns utnämnd intygar attestanten även motsvarande vad som åligger den som annars skulle ha godkänt), dels att fakturan är korrekt gällande pris, kontering, betalvilkor etc.

Ibland har organisationen sedan en ytterligare attestant som skall bekräfta att det är ok att fakturan går till betalning (betalattestant) och om sådan saknas brukar attesteringen i förra läget innebära att man också har sagt ok till att lägga fakturan för betalning (även attest baserat på olika beloppsgränser kan förekomma).

Att ta ansvar för sin attest

Om man skall få medarbetare i en organisation att verkligen ta ansvar för attesteringen är det framförallt viktigt med 3 saker:

1) Att det tydliggörs exakt vad organisationen lägger för ansvar på attestanten att kontrollera innan attest sker.

2) Att affärssystemet har förutsättningar att på ett enkelt och effektivt sätt kunna utföra kontroll och attest - men även att det går att pausa/skicka vidare och skriva kommentarer för attestanten.

3) Att det säkerställs att attestanten vet hur hen på ett enkelt sätt skall kunna hålla reda på vad som redan attesterats.

"...ha koll på vilka perioder abonnemang redan fakturerats och attesterats för sedan tidigare..."

I det sistnämnda ingår att ha koll på vilka perioder abonnemang redan fakturerats och attesterats för sedan tidigare, att attestanten verkligen är den som skall attestera den aktuella fakturan och att det är enkelt att avgöra om/när det är flera attestberättigade på en och samma faktura vem som attesterar vad, så att var och en attesterar just den del som man är ansvarig för.

Ett enkelt sätt för kontroll

Såvida organisationens affärssystem inte har utvecklat stöd för att hålla reda på vad som attesterats/inte attesterats är ett enkelt sätt att skapa kontroll att använda sig av Excel.

I Excel kan attestanten skapa ett ark med t.ex. leverantörer i en kolumn och perioder/månader överst på en rad. Och sedan för man bara in i Excelarket allt efter att man får fakturor och attesterar, exakt vad och för vilken period man attesterat för.

"...och kan då enkelt kontrollera att man inte redan blivit fakturerad för det fakturan avser..."

Nästa gång man får en faktura från samma leverantör, fyller man bara på med nya belopp och kan då enkelt kontrollera att man inte redan blivit fakturerad för det fakturan avser. Handlar det om återkommande kostnader i form av abonnemang ser man direkt om perioderna stämmer med tidigare fakturor.

[Källa: Nya Ekonomikompetens]