2021-10-30

8 positiva effekter av digital redovisning

Dags att ta steget till digital redovisning? Fortfarande finns det många ekonomiavdelningar som både har pärmar och papper på kontoret. Och ännu har vi aldrig hört talas om ett företag som ångrar att man gått över till digital redovisning.

1. Skön känsla

Känslan för hur det är att komma till jobbet skall inte underskattas. Och att på morgonen komma till ett skrivbord, eller för all del ett helt rum, med en mängd papper, post-it-lappar, pärmar och nöjdvändig kringutrustning jämfört med att varje dag kunna starta med ett rent skrivbord, är det förstås stor skillnad på känslomässigt.

Det handlar mycket om att ta tillvara den högre energimängd man ofta startar arbetsdagen med och att då kunna rikta den direkt på uppgifterna man väljer att börja med - istället för att tvingas ta tag i det som blev liggande sedan igår.

"Men, det gäller också att digitalisera på rätt sätt!

Att gå från analog ordning och reda till digitalt kaos gynnar ingen."

2. Platsoberoendet

Att få in alla delar som berör redovisningen (löpande bokföring, månadsavstämningar, kvitton, faktureringsunderlag, journaler och avtal såväl som tidunderlag, projektavräkningar etc.) skapar ett platsoberoende utförande. Möjliggör att kunna jobba fullt ut var man än har internet.

Under pandemin har det förstås underlättat mycket för de som varit digitaliserade men även när människor är på resande fot, måste gå tidigare för att hämta barnen och behöver sitta en stund på kvällen med jobb eller kanske är hemma med förkylning och vill passa på att attestera, är det förstås väldigt mycket enklare att slippa tänka på, och släpa på, pärmar och papper.

3. Spårbarhet och delningsmöjligheter

Digital ekonomi ökar möjligheten till spårbarhet. Dels kring vem som har gjort vad, dels när det gäller att hitta underlag och dokumentation. Det gör det också möjligt att mycket enklare dela på arbetsuppgifter, överlappa varandra och ge varandra stöd och instruktioner - även om man befinner sig på olika geografiska ställen.

4. Kvalitet och tempo

Genom ett digitaliserat arbetssätt ökar kvaliteten på redovisning och ekonomi. Dessutom går det snabbare att utföra det som tidigare var pappersbaserat.

Anledningen är förstås att digitaliseringen också innebär att fler uppgifter blir maskin-/datorstyrda och rätt inställda gör datoriserade processer färre fel än en människa.

"Utförandet går dessutom mycket snabbare än ett utförande som är personberoende, när man väljer processmoment lämpliga för maskinellt utförande."

5. Personoberoende

Att t.ex. skapa bankintegration mellan redovisningsen och företags bankkonton gör betalprocessen (efter attestering) personoberoende. Det innebär att fakturor betalas i tid oavsett om det är någon person på plats i tjänst eller inte.

Detsamma gäller ju moment som inkommande fakturor, delar av avstämningsarbeten, beslutsinformation baserat på nyckeltal, larm om tidsåtgång i projekt mm.

6. Kostnadseffektivt

Tack vare att digitaliserad redovsining och ekonomi kräver mindre handpåläggning, mer sker maskinellt och det blir färre felaktigheter, skapar det förstås också ett utförande till lägre pris. 

Jämfört med utförandet för ett 10-tal år sedan, har tidsåtgången för utförande av redovisningen kunnat nära nog halveras. Det som fortfarande i ganska hög grad styr tidsåtgången av den redovisningsmässiga helheten är egentligen vilken komplexitet företagets ekonomimodell har.

Är behovet bara kontering på konto och kostnadsställe kan automatiseringsgraden hållas hög.

"Kommer det till projekt, underprojekt, kostnadsbärare, olika geografiska enheter och andra dimensioner krävs fortfarande mycket högre grad av mänskliga resurser."

7. Integrationsmöjligheter

En digitaliserad redovisning och ekonomi ökar också möjligheterna att kunna integrera företagets olika system med varandra - med fortsatt full spårbarhet. Här finns mycket stora möjligheter till besparingar och förenklingar. Omvänt sitter fortfarande många företag, även inom SME-företagen, med outvecklade lösningar som dagligen kostar både tid och pengar.

"Det är ingen tillfällighet att duktiga integrationskonsulter är hett eftertraktade inom IT-sektorn."

8. Från ekonom till affärsekonom

Den kanske allra största effekten av en digitaliserad redovisning och ekonomi är att företaget kan satsa på mycket mer kvalificerade ekonomer. Behovet av lägre kompetens inom redovisning byggs bort.

"Och istället kan ekonomipersonalen mer och mer bli en stöttande del av företagets viktiga affärsmodell."

Ekonomernas tid läggs på att skapa snabbhet i processer för att i nära realtid, oftare och med ökad precission kunna ta fram beslutsunderlag och styrindikatorer. Det här blir också tydligt för både VD och ledningen i organisationen. Den allt mer kvalificerade ekonomifunktionen (med sin bredd, erfarenhet och sina kontaktnät) kommer mer och mer till sin rätt och blir VD:s högra hand i verksamheten framåt.

De större verksamheterna löser ofta ekonomifunktionen med intern personal och har resurser och behov av många kvalificerade personer på ekonomisidan medan de små och mellanstora företagen i allt högre grad går mot outsourcing för att skapa erfarenhetsbredd, lägre risk och sårbarhet, bättre allround kompetens kring system och integration etc.

[Källa: Nya Ekonomikompetens]