[2021-02-22]

Konsten att ge feedback - 14 tips som hjälper er att utvecklas

ATT JOBBA AKTIVT med feedback bidrar till både trevligare stämning och bättre resultat på jobbet. Trots det ger många chefer mindre feedback än vad de vill och tror. Här kan du läsa vad forskningen säger om positiv förstärkning, se en feedback-video och få konkreta tips på hur du som chef blir bäst på feedback – både på distans och irl.

Att få tydlig och regelbunden feedback från chefen är något som ligger högt upp på de flesta medarbetares önskelista. Forskning visar också att när du som chef ger regelbunden återkoppling till dina medarbetare ökar både trivsel och resultat på arbetsplatsen. Trots det ger chefer mindre feedback än vad de tror och vill. Kanske särskilt nu, när fler jobbar på distans och vi skjuter en del viktiga samtal på framtiden.

Chefer ger mindre feedback än vad de tror

Att chefer gav mindre feedback än de trodde redan innan pandemin, visar bland annat en omfattande studie gjord vid Kungliga Tekniska Högskolan. Under studien följde ett gäng ledarskapsforskare över 400 ledare ur olika branscher, och konstaterade att det fanns stor skillnad mellan hur mycket av sin arbetstid cheferna trodde att de la på feedback (ca 40% av arbetsdagen), och hur mycket tid de la i verkligheten (0-5%!).

Feedback är ett kraftfullt verktyg som, om det används på rätt sätt, kan utveckla inte bara individen utan hela er arbetsgrupp. Men det kan vara lättare sagt än gjort att komma igång med. Positiv feedback glöms lätt bort – ”hen vet säkert redan att hen gjorde det där jäkligt bra!” och negativ feedback kan kännas svår att leverera. Vi vill ju inte gärna såra någon. Dessutom är du kanske ivrig att fortsätta till nästa punkt på listan, när ni checkat av den förra.

Så blir du bäst på att ge feedback

Men att du som chef lägger tid på att ge feedback till dina medarbetare är jätteviktigt för att de ska trivas och engagera sig i jobbet. Det visar forskning från bland annat University of Akron. Organisationer med mer engagerade medarbetare är inte bara trevligare att jobba i – de är också mer lönsamma. Därför bjuder vi här på några av våra bästa tips för dig som vill bli bäst på att ge feedback.

5 tips för bättre feedback

En generös feedbackkultur är ett bra kännetecken på ett framgångsrikt team. När ni ger och tar emot feedback på smarta sätt skapar ni en arbetsmiljö där ni hjälps åt att lyfta varandra och utvecklas tillsammans i en positiv, uppåtgående spiral. Här är några tips på hur ni kan börja.

1. Var generös med positiv feedback!

Positiv feedback på beteenden du vill se mer av fungerar mycket bättre som förändringsagent än negativ återkoppling som kritik och straff. Läs gärna den meningen igen, för den är viktig. 😊 Alltså: ge snabb återkoppling och beröm till andra för deras goda insats, utveckling och resultat. Det kommer leda till att de bättre vanorna tar större plats – och eventuella ovanor försvinner nästan som av sig själva. (Dessutom är det ju mycket roligare att jobba i en miljö där man uppmuntrar varandra).

2. Sätt en rutin för 5:1

Forskning visar att ni som grupp når bäst resultat om du som chef ger ungefär fem gånger så mycket positiv återkoppling, som du ger negativ eller konstruktiv. (5:1).

Med det menas förstås inte att du ska rabbla upp dessa fem bra saker precis innan du tar upp något brännande. Att gå runt och räkna hur mycket återkoppling du ger varje medarbetare är inte heller ett särskilt hållbart eller rimligt sätt att jobba på. 😊

Men genom att regelbundet träna på att ge feedback till varandra kommer ni bygga tillit i er grupp. Dina medarbetare vänjer sig vid att du vill prata med dem både när det gäller det positiva, och när det gäller saker som kan utvecklas. Att ni tillsammans jobbar för att göra saker bättre blir normalt.

Ett sätt att få till förhållandet 5:1 är att boka in ett stående möte varje vecka, där du gör det till en vana att alltid ge feedback på något medarbetaren gjort bra. Det är kanske kan kännas ovant och konstigt i början, men fortsätt att träna!

3. Ge feedback på uppgift, inte på hur personen är

Att ge feedback på hur någon är riskerar att skapa onödig stress och självtvivel*. Ge därför feedback på vad personen gör – var konkret och ge exempel.

4. Våga fråga om feedback

Du behöver också få feedback! En positiv feedbackkultur är något ni skapar tillsammans, som ett team. Att ge feedback till sin chef kan ibland vara ännu svårare än att ge den till en medarbetare. Ett sätt att göra det lättare är att använda en tydlig modell.

Du kan till exempel fråga; Vad tycker du att jag som chef ska börja med, sluta med och fortsätta med? Ställ gärna frågan en stund innan ni har möte, så hinner personen tänka igenom den.

5. Öva på att ta emot feedback

Tacka och ta till dig det du får till dig. Det finns inget behov av att förklara, försvara eller förminska något du gjort bra.  

6 tips för konstruktiv kritik

Vi förespråkar mer positiv feedback och att lyfta varandra. Men trots det finns förstås tillfällen när det är fullt befogat att framföra konstruktiv kritik till dina medarbetare (och till din chef!). Här är några konkreta tips som hjälper dig att hålla dig saklig och lugn.

1. Formulera ditt syfte

Syftet med negativ feedback är ju att hjälpa din medarbetare att växa och utvecklas. Och att se till att personen har de förutsättningar hen behöver för att jobba utifrån sin fulla potential. Att själv tänka igenom syftet med att ge feedback kan hjälpa dig att hitta modet och rätt sätt att framföra budskapet på. Det kan också vara bra att förklara syftet för din medarbetare.

”Jag tar upp det här med dig för att vi tillsammans ska hitta en lösning framåt”.

2. Välj rätt tillfälle

Negativ feedback behöver levereras på rätt sätt.

• Mellan fyra ögon
• Nära inpå händelsen du vill prata om
• Med gott om tid för eventuella frågor

3. Var tydlig – och trevlig

”Men, vad har jag sagt om att lämna disken framme. Är du helt dum i huvudet?”

Förhoppningsvis låter det sällan så när du ger feedback men det kan vara nog så svårt att få till det på ett bra sätt. Motsatsen är att linda in budskapet till den grad att det är svårt att förstå vad du säger. Nyckeln för att nå in till mottagaren är att vara tydlig – men inte otrevlig. 

4. Använd jag-budskap

Använd alltid jag-budskap. ”Jag ser/uppfattar/tycker…” upplevs som mindre aggressivt och aktiverar inte försvarsmekanismer hos mottagaren på samma sätt som ”Du ÄR…” riskerar att göra.

5. Våga följa upp

Kanske passar det att redan i ert första samtal sätta en tidpunkt för uppföljning. Annars är det upp till dig som chef att våga ta upp det igen och följa upp hur det har gått.

6. Kom ihåg formeln 5:1

Glöm ”hamburgarmetoden” som går ut på att bädda in konstruktiv feedback mellan två fluffigt positiva ”hamburgarbröd”. Var rak och tydlig när det är dags att ge negativ feedback. Men kom också ihåg den magiska formeln 5:1 och fortsätt att ge dina medarbetare positiv feedback för det de gör bra. Det du fokuserar på, kommer att växa!

3 råd när du ska ge feedback på distans

Är det svårare att ge feedback på distans? Vår erfarenhet är att det inte behöver vara det. Men det finns några saker du kan göra, för att göra det bättre. Här är tre tips för dig som ska ge feedback på distans.

1. Se till att det blir av!

Precis samma grundregel om att fokusera på positiv feedback gäller förstås, kanske i ännu högre grad, när du leder på distans. Så råd 1A är att se till att det blir av. Boka in regelbundna avstämningar där du lämnar plats för att hylla dina medarbetare. Så håller ni engagemang och ångan uppe.

2. Videomöten är att föredra

En utmaning med att hålla viktiga samtal på distans kan vara att det inte går att läsa av varandras kroppsspråk på samma sätt som i ett fysiskt möte. Men i ett videomöte kommer ni i alla fall så nära som det går. Ett tips är att växla mellan att kolla på bilden av din kollega, och in i kameran med jämna mellanrum. Då upplevs det mer som att ni har ögonkontakt.

3. Var tydlig med dina öppettider

Om ni ses fysiskt finns alltid möjligheten att stoppa varandra vid kaffeautomaten för en följdfråga. Öppna upp för det även digitalt. Efter att du lämnat feedback kan det passa att berätta hur och när du är tillgänglig om frågor eller funderingar dyker upp. ”Det är bara att slå mig en signal om du undrar över något. Jag är tillgänglig till klockan 17 idag”.

—

Så det där med att bli bäst. Oavsett om du åker längdskidor, virkar eller ger feedback är praktisk träning en förutsättning för att du ska bli bättre på något.

[Källa: Framfot]

Fri prenumeration på FOKUS Affärsinfo?