Säkerställ att även andra ekonomer kan utföra processerna

Ekonomihandboken

“Utan Ekonomihandboken orienterar ni utan karta & kompass”

Allt kan inte stå i en Ekonomihandbok. Men att sakna det viktiga styrinstrument en Ekonomihandbok faktiskt kan utgöra, är att orientera utan karta & kompass.

Förutom att handboken också är en utmärkt hjälp om annan ekonom måste in pga sjukdom, någon slutar etc.

Varför har man en Ekonomihandbok?

Det finns många syften med en Ekonomihandbok. Och vi har full förståelse för att det kan kännas jobbigt att börja arbetet om man aldrig tidigare haft en Ekonomihandbok. Och upplevt fördelarna med en sådan över tid. Låt oss skapa lite förståelse nedan.

Ett proaktivt hjälpmedel som minskar risk

  • Huvudprocesserna

    Starta med att identifiera verksamhetens ekonomiska huvudprocesser. Ofta handlar det om t.ex. flödet för leverantörs-fakturor, kundfakturering, bokslut, tidrapportering, löneprocessen, rapportering etc. Det är viktigt att tänka ‘one-piece-flow’.

  • Innehållet

    Förutom beskrivande texter och flödesscheman över huvudprocesserna, bör Ekonomihandboken innehålla instruktioner för attestering, beskrivning av ekonomimodellen, vilka olika redovisningsmässiga principer man valt osv.

  • Leverantörsfaktura

    Ett av de mest självklara s k huvudflödena brukar vara leverantörsfakturaprocessen. Beskrivningen skall vara tillräckligt detaljerad för att en annan ekonom (som kan företagets system) skall kunna ta guidning och utföra processen om ordinarie person t.ex. är sjuk.

  • In/utbetalningar

    Sannolikt har verksamheten in/utbetalningar som behöver beskrivas. I syfte att säkerställa ordning och reda på likviditetsflödena. Här är det också viktigt att få med attestreglerna.

  • Must-Know

    I många verksamheter finns det speciella regelverk som påverkar redovisningen. Det kan t.ex. gälla speciella momsregler, import/ export, hantering av lager, påminnelsehantering osv. Det är viktigt att speca avvikelser från det normala (även om det sedan också framgår i processerna som sådana).

  • Övriga processer

    Vilka övriga processer man väljer att ha med beror på vad som är väsentligt i den aktuella verksamheten. Även Löneprocessen är normalt att ha med här (och inte i Personalhandboken som mer brukar fokuseras på HR-området).

  • Ständig förbättring

    Ekonomihandboken skall ses som ett ‘levande’ dokument. Ambitionen bör vara att avdelningen återkommande hittat/tänker ut ännu smartare sätt att arbeta på. Och då krävs återkommande uppdateringar av Ekonomihandboken. Sätt en tydlig rutin för vem och på vilket sätt, uppdateringar skall ske.

  • Ny medarbetare

    Man bör ha med sig att Ekonomihandboken är ett viktigt dokument när nya medarbetare börjar på ekonomiavdelningen. Rätt utformad handbok ger stor nytta för att den nya kollegan snabbare skall komma igång och bli produktiv - utan att ge avkall på kvaliteten i utförandet.

  • Vad kostar det?

    Kostnaden för att få en hjälp att upprättta en Ekonomihandbok varierar beroende verksamhetsart.

    Om man anlitar en leverantör som har mallar upprättade sedan tidigare kan man räkna med att det kostar från ca. 10.000 kr och uppåt. Kan man å andra sidan, säg en gång per år, undvika att fatta beslut på felaktiga grunder, grunder som Ekonomihandboken bidragit till att täcka upp, är intjäningen omedelbar.

Ekonomihandbok? Kontakta oss för mer info.