Reducera kostnaden och få rätt lön i rätt tid

Det är viktigt att de anställda får rätt lön vid rätt tidpunkt. Det tycker de flesta arbetsgivare. Men det är ju samtidigt onödigt att kostnaderna för att få fram en korrekt lönespecifikation är högre än vad de behöver vara.

Lön skall vara rätt och komma i rätt tid

Vikten av bra systemstöd

Som systemoberoende får vi inblick i olika lönesystem. Tack vare att vi är en löneavdelning åt många olika företag samlar vi även på oss erfarenheter från olika typer av kunder och branscher. Som många gånger har helt olika förutsättningar när det gäller att, egentligen, göra något så enkelt som att utföra löneberedningar.

Att göra löner i Excel låter sig möjligen göras om det handlar om enstaka löner/månad. Men när vi stöter på nya kundföretag med 50 eller kanske 100 anställda och man fortfarande inte har ett bra systemstöd, då finns det rätt mycket pengar att spara.

Det är viktigt med ett bra systemstöd som passar verksamheten (och affärssystemet man har) och att systemet sedan också används. Med ‘används’ menar vi att det är viktigt att förstå och ställa in systemet så att saker som kan ske automatiskt också sker automatiserat.

Flödet påverkar kostnaderna

Sedan har vi flödet: från ax till limpa. Från tidrapportering/avvikelserapportering fram till själva utbetalningen av lönen. Även om systemstödet är på plats så finns det en hel del att planera och styra kring den mänskliga faktorn, som många gånger bidrar negativt till flödet - och att kostnaderna därmed blir högre än de skulle behöva vara.

Det kan handla om otydlighet i underlag, bristfälliga underlag, sena attesteringar, saknade uppgifter, för dålig kunskap om kollektivavtal etc. etc. Ibland påverkas flödet också av att det kommer in nya medarbetare och överlappningar brister och/eller att sjukdom/frånvaro ställer till det. Här kan t.ex. Personalhandboken och dess dokumentation skapa bättre förutsättningar för att hålla kostnader nere.

Kostnaden för att få fram en lönespec

Om inte systemstödet är på plats och heller inte flödena fungerar på ett effektivt sätt ökar de underliggande kostnaderna per lönespec snabbt till det dubbla. Eller mer.

Har man egen anställd lönepersonal kan det vara svårt att spåra de egentliga kostnaderna per lönespec för en löneberedning eftersom den anställde har sin tjänst och sin fasta månadslön och då anpassar sin tid efter vad som krävs. Men i ett smartare flöde med bättre systemstöd, kunde man kanske frigjort tid till annat.

Dåligt inställda system och brister i flöden ger förstås högre kostnader för löneberedningen även när man har externt lönefunktion. Men det blir ofta mycket tydligare vad kostnaden faktiskt uppgår till när de månadsvisa fakturorna för löneberedningen kommer in. Man kan då snabbt vidta åtgärder för att börja effektivisera processen. Ofta tar det då heller inte så många löneberedningar innan kostnaderna kan reduceras mot en normal nivå.

Läs gärna mer om vår Löneservice här>>>