Tricket med att få mer effekt av skatte-/ projektmedlen

När det gäller offentliga medel är vikten av att ha effektiva processer mycket väsentligt. Helt enkelt för att skattepengarna i så hög grad som möjligt skall gå till vad de är avsedda för. Inte till mer administration än nödvändigt.

Rekvirering och redovisning av projektmedel är en viktig uppgift

Offentligt finansierade projekt

Det finns idag en mängd olika offentligt finansierade projekt. Projekt som syftar till att skapa utveckling, innovation, möjligheter, bättre fördelning etc. Gemensamt för projekten är att det underliggande är skattemedel det handlar om och att det bl.a. därför är mycket viktigt att ha kontroll på vad medlen går till. Så att de går till vad de verkligen är avsedda för.

Pang-för-pengarna

Medlen skall gå till vad de är avsedda för. Gott så långt. Men, och det är viktigt, samtidigt som det krävs kontroll och ordning och reda för att säkerställa att skattepengar går till vad de är avsedda för, är det också viktigt att de används effektivt. Att de verkligen ger pang-för-pengarna-effekter. För att så skall ske behöver de administrativa insatserna vara smart utformade och de behöver vara effektiva. Och flexibla. Så att kostnaderna kan skala ner under perioder då det behövs mindre administrativa insatser för att sedan kunna skalas upp när så krävs.

Maximal flexibilitet, eller?

Att ha fast anställd personal som skall sköta redovisning, ekonomi och uppföljning av projektmedel kan förstås kännas bra. En anställds direkta kostnader är ju oftast lägre/timme än om man köper in tiden/timme från extern part/shared service center. Men det bygger då på att man alltid, varje vecka/månad/kvartal/år, också har ungefär lika mycket administrativt ekonomiarbete att utföra.

Det bygger också på att den, eller de, anställde/-a klarar att hantera sin egen överlappning vid frånvaro, sjukdom, när någon ekonom säger upp sig och slutar, hinner genomföra on-boarding av ny personal samtidigt som man skall klara att utveckla både sig själv, projektledarna, systemstrukturer, analys, uppföljning och rapportering etc.

På motsvarande sätt som det idag är mycket vanligt att privata näringslivet outsourcar funktioner som inte hör till ‘core-business’ (som data/it, löneservice, redovisning, HR, marknadsföring etc.) bör även de offentligt finansierade organisationerna och klustren, överväga att göra detsamma.

För även om själva timpriset blir högre genom att anlita ett ‘shared service center’ med kompetens inom t.ex. projektekonomi/-redovisning, blir den totala kostnaden ofta ca. 30% lägre över tid än med egen personal. Det är då ungefär motsvarande den kostnadsreduktion som blir fallet när privata bolag outsourcar ekonomi, lön och HR.

Ta gärna del av ytterligare anledningar till SSC gällande projektredovisning. Läs gärna mer här>>>