När paniken var nära och skumpan flödade
Ibland går inte allt som det skall. Och det kan bli fel. Väldigt fel. Även när det gäller ekonomisk rapportering. Och det är ofta när det blir fel man verkligen inser hur viktigt det är att det blir rätt.
Det blir inte alltid som man tänkt
Låt oss ta det från början
Det normala för oss på Nya Ekonomikompetens är att vi alltid (med alla kunder oavsett storlek) gör upp ett fast datum för månadsbokslut och rapportering. Samma datum varje månad gör det enklare för kunden att planera in ledningsmöte/styrelsemöte/beslutsmöte och veta att man har rapporteringen som underlag. Dessutom är det ju viktigt att en månadsrapportering kommer i nära anslutning i efterföljande månad eftersom ekonomi är en ‘färskvara’.
Rapportering den 10:e
I kundcaset det här handlar om, hade vi gjort upp att rapportera månadsbokslut med analys och kommentarer den 10:e varje månad. Och så planerades även den här gången. Denna månad hade konsulten hos oss dock hunnit klart med ganska mycket redan den 7:e och hen ville börja med analysen för att förbereda rapporteringen.
Innan api:ernas uppkomst
Det skall klargöras här att den aktuella händelsen har några år på nacken. Nämligen innan api-integrationerna dök upp i systemen. Vad man gjorde var istället att ladda upp en s k SIE4-fil. Med den filen följde all redovisning från redovisningssystemet med in i rapportprogrammet. Oavsett om alla bokningar var klara för månaden eller inte. Och i det här fallet var inte allt bokat.
Öppet även för kunden
Vad som också var fallet för ett antal år sedan, var att det inte gick att spärra kundens access fram till ett visst datum. Det som hade laddats upp i rapportsystemet kunde också kunden ta del av. Och nu råkade kunden göra det. Redan den 7:e. Kunden var nyfiken.
Vad kunden såg i företagets resultaträkning var en månad med ovanligt hög omsättning. Men det saknades samtidigt ett par ganska tunga poster på kostnadssidan. Kunden blev dock så glad över siffrorna längst upp i resultaträkningen att hen direkt skrollade längst ner i resultaträkningen. Och blev då ännu gladare. I sin eufori över omsättning och resultat, klickade kunden ner rapportsystemet och jublade.
Skålande i champagne
Kunden som ännu inte hade fått rapporteringen från oss, tog alltså siffrorna som dök upp på skärmen som ‘sanna’ och stack direkt iväg till systembolaget (ja, det var en fredag e m) och köpte champagne. Sedan sprätte korkarna i taket på kontoret och all personal på plats på kundföretaget, skålade över det fina månadsutfallet. All-time-high.
Som av en händelse råkade vår konsult sedan ringa kunden samma eftermiddag i ett ärende. Varpå hen fick reda på att de hade feststämning på kontoret. Generat blev konsulten tvungen att berätta att resultatet för månaden ännu inte var klart - och kunden hade ju faktiskt inte heller fått någon rapportering ännu…
Slut i dur trots allt
Nu slutade det hela helt ok ändå. Detta eftersom kunden, även när allt var bokat och rapporteringen klar till den 10:e, trots allt (som tur var) ändå fick ett klart bra resultat. Och, som sagt, all-time-high omsättningsmässigt för en månad.
Och idag är rapporteringssystemen spärrade. Så att vi som är konsulter kan laborera helt fritt och blir klara med alla bokningar. För att sedan öppna upp perioden för kunden först när månaden är helt stängd. Det var inte bättre förr men det var lika viktigt med tydlighet och kommunikation som idag.
- - -
Vill du läsa mer om rapportsystemet Nya Ekonomikompetens kopplar på olika ekonomiprogram. Och använder för att rapportera till kunderna, kika gärna här>>>
