De nya riskerna med hybridarbete
Platsoberoendet och pandemin har gjort s k hybridarbete till ett modernt inslag på många arbetsplatser. Möjligheten är så attraktiv att en hel del medarbetare idag tar för givet att de skall kunna arbeta ‘hybrid’ dvs. kombinerat på kontoret och på distans. Det ger nya möjligheter men också riskmoment för arbetsplatsen. Här är några av riskerna du bör gardera för.
Nya vägval ger nya riskmoment
Från undantagsfall…
För 20 år sedan var det nästan inte möjligt att jobba hemifrån eller ‘hybrid’. Verktygen och platsoberoendet fanns inte. Att hålla på och släpa pärmar och en stationär dator var allt för krångligt i förhållande till fördelen med en arbetsdag från hemmet.
Backar vi 10 år tillbaka började möjligheterna dyka upp. Allt fler arbetade med laptops och internet fungerade bra även från hemmen. Mobiltelefonerna började bli ‘smarta’ och det gick enkelt att komma åt servrar o dyl remote via t.ex. VPN. Fortfarande, när det kom till att arbeta utanför kontoret, var dock fokus mest på att kunna skapa effektivisering när man var ute hos kund eller på resande fot - inte på lösningar från hemmen.
…till vardag
Men så kom då den där pandemin. Där digitaliseringen inom kontorsjobb plötsligt utvecklades motsvarande flera år, fast på bara några månader. Alla lärde sig hantera Teams (som också snabbt förfinades och blev mycket bättre), man uppgraderade accessen till internet från hemmen, de flesta hade redan laptops som arbetsredskap och att arbeta från bostaden blev en ‘order’ till de anställda. Vi vande oss snabbt. Och möjligheten att under dagen blanda arbete med hemaktivitet blev attraktivt. Så attraktivt att även padelboomen uppstod.
Sedan har det mesta gått tillbaka till det normala efter pandemin. Däremot inte sättet att arbeta, kommunicera och ha möten. Kring det har istället begreppet ‘hybrid’ skapats.
Nya risker med nya arbetssätt
Med det nya vägvalet i form av hybridarbete, där medarbetare tillbringar ganska stor del av arbetstiden hemifrån, från ett semesterhus eller t.o.m. från utlandet vid en semesterpool, följer också nya utmaningar för både arbetsgivare såväl som arbetstagare. Frågor som behöver hanteras är t.ex:
Gäller företagets försäkringar även vid hybridarbete?
Vad innebär det för arbetsgivaren/arbetstagaren om det sker en skada i tjänsten genom att arbetstagaren råkar skära sig hemma, ramlar i trappan eller får en elektisk stöt och behov av rehabilitering uppstår?
På vilket sätt blir arbetsgivaren ansvarig om det efter några år visar sig att arbetstagaren fått förslitningsskador p.g.a. arbetsplatsen man använt i stugan eller i hemmet inte är ergonomiskt utformad och anpassad?
Vem skall betala kostnaderna för arbetsredskap i hemmet när det gäller skrivbord, kontorsstol, dataskärmar etc. Arbetsgivaren har ju ett arbetsgivaransvar för arbetsplatsen oavsett om arbetsplatsen är på kontoret eller i hemmet.
Hur kan arbetsgivaren klara sitt arbetsgivaransvar när det gäller tillsyn och säkerställande att den anställde mår bra, har det bra på sin arbetsplats, är en del i gemenskapen även vid hybridarbete?
Hur säkerställer arbetsgivaren att det inte finns risk för missbruk om arbetsgivaren (och arbetstagarens kollegor) endast träffar arbetstagaren fysiskt någon/några dagar per vecka?
Hur behöver vi förändra det viktiga HR-arbetet som syftar till att skapa bra och presterande team tillsammans?
Hur skall arbetstagaren klara att skapa trovärdighet och tillit i att hen verkligen utför arbete alla timmar som arbetstagaren har betalt för?
På vilket sätt garderar arbetstagaren och arbetsgivaren att arbetstagaren verkligen sjukanmäler sig, anmäler VAB etc. när så är fallet, och inte frestas/pressas att arbeta parallellt med sjukdom eller vård av barn?
Vem skall dra fördel av att arbetstagaren kanske slipper 30 minuters restid till/från arbetet en dag med hybridarbete? Endast arbetstagaren, eller?
Hybridarbete innebär oftast mer arbete och anpassningar för arbetsgivaren medan arbetstagaren oftast tjänar både restid och resekostnader, är det att anse som en (skattepliktig) löneförmån eller inte, visavi de som inte har möjlighet till hybridarbete?
Har vi en tydlig (skriftlig) policy när det gäller hybridarbete så att allt (inklusive varumärkespåverkan och image) matchar det företaget vill signalera och stå för t.ex. när det gäller videomöten, tillgänglighet, möjlighet för kunder att boka fysiska möten etc?
Kravet på HR ökar ytterligare
Förutom att allt kring hybridarbete behöver hanteras korrekt när det gäller arbetstagarens rapportering och lön (faktisk arbetstid, VAB, sjukfrånvaro, ev. löneförmåner etc.) ökar förstås kravet på företagets HR-funktion när hybridarbete kommer in i bilden. Såväl proaktivt som reaktivt. På kort sikt och på lång sikt.
HR ställs här också inför helt nya frågeställningar som även omfattar ‘mjuka’ delar i verksamheten.
Hur skapar vi rättvisa mellan medarbetarna?
Vad har vi för policys och vilka åtgärder gör vi kring ledarskapet för att inte de som arbetar hybrid skall riskera att missgynnas?
På vilket sätt behöver vi förändra arbetet med att fortsätta skapa bra och sammanhållande team?
Vilka legala delar påverkas vi av när vi implementerar hybridarbete och har vi rätt försäkringar för att täcka upp det oförutsedda?
Det traditionella misstaget
Många företag har av tradition lagt ansvaret för Lön & HR på någon som faktiskt inte är utbildad inom, eller har lång erfarenhet av, Lön & HR-arbete. Så länge allt är frid och fröjd brukar det klara sig ganska bra. Det är först när det oförutsedda händer som ledningen ångrar att man inte arbetat proaktivt och proffsigt med HR.
När det kommer till hybridarbete är det däremot så pass många helt nya aspekter som behöver tas hänsyn till. Även för många erfarna inom HR-området.
Samtidigt som väl genomtänkta hybridarbetsmöjligheter kan vara klart positivt för både den enskilde såväl som för organisationen, är det viktigt att inte endast ta de positiva effekterna som en ‘nettointäkt’ i verksamheten. Man behöver använde del av den positiva effekten till att samtidigt satsa lite ytterligare på HR-kompetensen i organisationen. I syfte att inte få bakslag utan istället kunna skapa hållbara hybridlösningar. Till allas fördel.
- - -
Nya Ekonomikompetens arbetar själva ‘hybrid’ till viss del och har även ett antal kunder som gör detsamma. Dela gärna våra erfarenheter inom HR kring detta. Läs mer om vår avdelning Lön & HR här>>>
