Framgångsrik styrning i offentligt finansierade projekt
Det är först efter ett antal års erfarenhet som man riktigt förstår utmaningarna när det gäller projektredovisning och rekvirering av offentligt finansierade projekt. Här summerar vi lite hur Nya Ekonomikompetens arbetar som ekonomifunktion inom området.
Det krävs kontrollerad och bra styrning för att ta sig i mål
Offentligt finansierade projekt är ofta föremål för omfattande och strikta regler och föreskrifter. Ekonomiavdelningen måste därför säkerställa att alla projektaktiviteter följer dessa regler och att all rapportering är i linje med finansiärernas krav.
Det här bli ofta ett samspel mellan oss på Nya Ekonomikompetens och projektledaren för projektet. Men det ligger samtidigt på oss som ekonomifunktion att kunna regelverken och därmed ha möjlighet att guida även projektledare kring regelverken.
Budgets och kostnader
Vi vet att offentligt finansierade projekt kan ha komplexa budgetar med flera finansieringskällor och kostnadskategorier. Som ekonomiavdelningen måste vi därför följa och hantera dessa budgetar noggrant för att säkerställa att varje finansieringskällas pengar används på rätt sätt. Det ställer i sin tur krav på den underliggande redovisningen så att den utförs på ett sätt som underlättar uppföljning och analys.
Oavsett om vi på Nya Ekonomikompetens har hand om helheten (projektredovisning och redovisning/ekonomi) eller om kundorganisationen kombinerar oss med egen personal, är det viktigt att synka processerna så att de optimeras både för projektrapportering såväl som företagets ekonomirapportering.
Kostnadsseparation
Ofta kräver finansieringskällor en strikt separation av kostnader för olika projekt eller program. Här ställs vi ibland inför utmaningar när organisationen har flera projekt som delar samma resurser eller infrastruktur. Det finns lite olika sätt att hantera sådana situationer och efter ett antal år har vi samlat på oss för- och nackdelar med olika metoder.
Rapporteringskrav
Olika finansiärer kräver ekonomiavdelningen på olika rapporter om projektets ekonomi, man kräver rapporter vid olika tidpunkter och baserat på olika specifika tidsramar. Det här är ibland tidskrävande och kräva noggrannhet för att säkerställa att rapporteringen är i tid och korrekt till respektive finansiär.
Eftersom vi på Nya Ekonomikompetens har många kunder att arbeta med, brukar vi ändå kunna anpassa oss till kunderna med offentlig finansiering så att var och en får leverans baserat på var och ens behov vid olika tidpunkter. Är det mycket att leverera kan kollegor gå in och ta över andra delar i leveranser, är det mindre behov kring rekvirering och projektrapportering, fyller vi upp kollegorna med andra kunders behov (eller passar på att t.ex. vidareutbilda).
Spårbarhet & riskhantering
Som ekonomiavdelning måste vi också säkerställa att all projektrelaterad dokumentation och dess transaktioner är korrekt dokumenterade och spårbara. Detta inkluderar fakturor, kvitton, kontrakt och andra finansiella dokument.
Offentligt finansierade projekt kan vara föremål för revision och granskning. Vi måste därför även ha effektiva rutiner för riskhantering och intern kontroll för att minimera risken för felaktig eller oegentlig användning av medel.
Transparens
Organisationen måste vara transparent gentemot finansieringskällorna och kunna kommunicera öppet om projektets ekonomiska läge och eventuella utmaningar. Detta kräver effektiv kommunikation och samarbete mellan oss som ekonomiavdelning och projektteamet.
Kompetensfråga
Medarbetarna på Nya Ekonomikompetens som arbetar inom det här området, måste ha rätt kompetens och utbildning för att förstå och följa alla regler och föreskrifter som gäller för offentligt finansierade projekt.
För att hantera dessa utmaningar framgångsrikt investerar vi i utbildning och utveckling för ‘projekt-ekonomi-teamet’ och arbetar hela tiden för att ytterligare effektivisera med hjälp av system och vidareutvecklade processer för projektredovisning och rekvirering.
Eftersom det här området är ett uttalat satsningsområde för Nya Ekonomikompetens, svarar vi förstås också för att allt fungerar vid sjukfrånvaro, semester eller om någon säger upp sig. Kundorganisationen skall kunna fokusera på att få ut så mycket positiv verksamhet som möjligt av de olika projektfinansieringarna.
- - -
Läs gärna mer om Nya Ekonomikompetens område Projektekonomi här>>>
