Så kan du styra ett kostnadsprojekt
Att regelbundet genomföra kostnadsprojekt i företag är ofta avgörande för långsiktig lönsamhet och hållbarhet. Här ger vi dig tips för hur du kan bedriva kostnadsprojekt i små-/mellanstora företag.
Skall företaget komma långt behövs bra styrning i kostnadsprojekten
Ansvarig
Det kan tyckas självklart men att utse en ansvarig för genomförandet av kostnadsprojektet är viktigt. Och projektet med dess ansvarige, behöver kommuniceras i företaget. För att skapa förståelse men också sätta en positiv ‘press’ på projektets faktiska utfall.
Ansvarsfrågan är också viktig för att kunna sätta tidplan för arbetet, kunna få uppföljning och utfall av projektet såväl som att den ansvarige förstås skall ha mandat att styra om vissa saker baserat på vad som kommer ut av kostnadsprojektet.
Det behöver också vara tydligt för den som är ansvarig om projektet omfattar mer än att gå igenom befintlig kostnadsstruktur som syns i företagets resultaträkning, eller om t.ex. även administrativa och interna processer skall omfattas.
Sätt tydliga mål
För att effekten av projektet inte ‘bara’ skall komma att bli släckning av ‘onödiga’ kostnader, behöver man definiera tydliga och realistiska mål. Mål som inte bara definierar vilka kostnader som skall minskas utan även med hur mycket. Som vanligt bör målen vara mätbara och tidsbestämda.
a) Nuvarande kostnader (Granska)
När vi på Nya Ekonomikompetens utgör ett företags ekonomifunktion, startar kostnadsprojektet ofta med att vi analyserar företagets nuvarande kostnadsstruktur noggrant. Detta inkluderar kostnader för personal, råvaror, drift och andra utgifter. Detta steg ger oss en översikt över var kostnaderna uppkommer.
b) Kostnadsdrivare (Identifiera)
Det är också viktigt att tidigt i projektet identifiera de faktorer som har den störst påverkan på kostnaderna. Är det höga personalkostnader, ineffektiva processer eller höga inköpspriser? Genom att identifiera kostnadsdrivarna kan vi fokusera på de områden där förändringar kommer att ha mest påverkan. “Lägst hängande frukter först.”
c) Strategier (Utveckla)
Att utveckla kostnadsminskningsstrategier görs ofta i samarbete med de som är involverade i området dagligdags. Det innebär helt enkelt att vi tillsammans utvecklar konkreta strategier för att minska kostnaderna. Det kan inkludera att effektivisera processer, förhandla om bättre priser med leverantörer eller minska onödiga utgifter.
Ibland involveras vi på Nya Ekonomikompetens också i systembyten. Även om ett systembyte innebär ökade kostnader på kort sikt, kan det gynna den långsiktiga ekonomiska situationen mycket positivt i många fall.
d) Åtgärder (Implementera)
Därefter är det dags att genomföra de planerade kostnadsminskningsåtgärderna baserat på en tydlig tidslinje. Se till att alla inblandade medarbetare förstår sin roll och ansvar i projektet. Små företag, och företag med färre antal geografiska driftställen, har ofta fördelen att kunna agera snabbt och smidigt.
e) Resultaten (Utvärdera)
Efter att åtgärderna har implementerats, utvärderas resultaten mot de uppsatta målen. Har kostnaderna minskat i linje med förväntningarna? Är företagets lönsamhet förbättrad? Hur mycket? Om resultatet inte är som önskat, analysera varför och justera strategin vid behov.
Har vi under arbetets gång upptäckt några nya infallsvinklar som är viktiga att utvärdera?
Engagemang
Vi brukar påminna om att regelbundet kommunicera med medarbetare för att hålla dem informerade om projektets framsteg och uppmuntra engagemang och delaktighet. Små företag har ofta en nära arbetsmiljö, vilket kan göra det enklare att involvera alla. I många andra fall skall inte ‘alla’ involveras i alla delar. Här gäller det att hitta en balans.
Följ upp
Kostnadsprojekt innebär egentligen en kontinuerlig process. Man behöver ha en ständig övervakning av kostnaderna och se till att de förblir på en rimlig/låg nivå. Hållbarhet är avgörande för långsiktig ekonomisk framgång. När Nya Ekonomikompetens är företagets ekonomiavdelning fångas mycket av det här i den FOKUS Process som tillämpas på alla kunder (där även t.ex. Årshjul kopplas in).
Dokumentera
Det är viktigt att dokumentera lärdomar och erfarenheter från kostnadsprojektet. Vår erfarenhet är att informationen blir värdefull för framtida projekt och för att säkerställa att företaget bibehåller en kostnadsmedveten kultur.
I ett litet företag är kostnadsprojektet ofta mer flexibelt och kan genomföras med mindre byråkrati. Små företag har också fördelen av att vara snabba beslutsfattare och kan reagera snabbt på förändringar. Genom att noggrant planera och genomföra kostnadsminskningsåtgärder kan små företag öka sin konkurrenskraft och långsiktiga lönsamhet. Vi på Nya Ekonomikompetens stöttar er gärna kring era kostnadsprojekt.
- - -
Läs gärna mer om Nya Ekonomikompetens som alternativ till er nuvarande ekonomilösning här>>>
