Styr bort från tråkiga kundförluster. #5 tips

En hel generation medarbetare i företagen har i princip ingen erfarenhet av kundförluster. Och inte heller av att gardera sig mot det. Detta efter att vi under ett 10-tal år levt utan vare sig lågkonjunktur, räntor eller bankkris. Nu är det dock dags att aktivt styra i ekonomifunktionen för att undvika tråkiga kundförluster.

Råd #1 Proaktivitet

Är det något som är viktigt för att undvika kundförluster så är det att agera proaktivt mot det. Och de proaktiva aktiviteterna ligger redan på offertstadiet. Oavsett om ni har en intern eller extern ekonomiavdelning bör alla kundofferter över ett visst belopp (ett belopp som företaget fastställer beroende på vilka volymer och risker man har) kontrolleras mot ett kreditföretag. Ett kreditföretag som helst sedan även kan ha kunden bevakad med automatik.

Råd #2 Förskottsbetalning

Framförallt om kundföretaget har dålig riskklassificering, men även om det handlar om för verksamheten större belopp, kan det vara värt att begära hel/del av betalningen i förskott. Ett alternativ till förskottsbetalning kan förstås också vara att kunden ställer ut en bankgaranti. Det kan ju hända att en förskottsbetalning blir för tuff även för kunden likvidmässigt, även om betalning i slutändan inte visar sig vara ett problem.

Råd #3 Interna processen

När tiderna blir tuffare för många och risken ökar för kundförluster behöver men också gå igenom faktureringsprocessen med sin ekonomiavdelning. Man behöver säkerställa, samt försöka kapa dagar i, processen om så är möjligt. Parallellt är det viktigt att lyfta detta faktum och medvetliggöra sin organisation generellt kring vikten av att snabbt rapportera in saker som skall faktureras till ekonomi- och/eller projektavdelningen.

Råd #4 Åldersfördelad rapportering

Att vässa processen för fakturering innebär samtidigt att även vässa och säkerställa processen med påminnelsehantering och krav. Handlar det om väsentliga belopp är daglig uppföljning en självklarhet. Klarar man sig på veckovis uppföljning så är det förstås bättre än att göra det mer sällan.

Att få fram en tydlig åldersfördelad lista på utestående kundfordringar skall dock vara en enkel sak för ekonomiavdelning att sätta som veckorutin. I tillägg till detta skall påminnelse och kravhanteringen fungera utan att företaget tappar dagar i processen. Använder man t.ex. system som Fortnox kan man enkelt automatisera detta flöde.

Råd #5 Lägg ut påminnelsehanteringen

Att hjälpa kunder genom att vara 'bank' är inte att rekommendera. Men ibland kan det vara svårt att säga nej när en viktig kund kanske ringer och ber om att få betala senare. För att slippa välja mellan att vara 'snäll' eller 'inte snäll' är det då viktigt att ha en fastställd process kring påminnelse och krav att hänvisa till. Gärna outsourcad. Då finns fördelen att kunden som vill ha uppskov inte behöver ta det personligt när man säger 'nej'. Man kan istället förklara att man för att slippa ta ställning, lagt ut hela processen på 3:e part och därför inte har möjlighet att påverka att det går ut påminnelse och krav.

Summa sumarum

Att få kundförluster är lika tråkigt varje gång. Och även de kunder som verkar som mest stabila kan hamna i ekonomiska problem av en mängd olika orsaker. Så, agera proaktivt för att just ert företag skall kunna fortsätta att betala era leverantörer även framgent.