Så får ni årsbokslutet klart snabbt och smidigt

Vår guidning avslöjar de bästa sätten att förbereda din redovisning för att säkerställa ett smidigt och framgångsrikt årsbokslut och revision. Så här slutför ni processen tidigt och undviker stressiga sista-minuten-krav som många företag ställs inför.

Årsbokslutet behöver inte vara ett berg att bestiga på orimlig tid

1 Börja med slutet

En bra tumregel för att få till ett årsbokslut snabbt och smidigt är att börja med att koordinera det som skall ske i slutet av processen. Dvs. ta kontakt med företagets revisorer i god tid och planera in tidpunkt för när allt skall lämnas för revision.

Revisorerna blir snabbt uppbokade efter årsskiftet och kan lätt bli en ‘trång sektor’ i arbetet om man inte är ute i tid och kommunicerar att man vill ha en snabb årsprocess. I årshjulet Nya Ekonomikompetens arbetar baserat på, ligger den här aktiviteten med deadline i oktober (gällande kundföretag som har kalenderår som verksamhetsår).

2 Tidplan & resursplanering

Ett initialt steg i processen är också att skapa en detaljerad tidplan. Dels för att ha deadlines för olika delar i processen men också mycket för att i tid koordinera med andra medarbetare/kontakter som du är beroende av i processen.

Ekonomiavdelningens tidplan för årsbokslut, årsredovisning och revision behöver även innehålla de månadsvisa ordinarie tidpunkterna (skattedeklaration, lön, månadsbokslut, rapportering osv.) för att helheten skall komma att fungera.

Årsprocessen handlar ju om arbetsuppgifter som ligger ovanpå alla ordinarie uppgifter för en ekonomiavdelning. Därför är det viktigt att i tid ta kontakt med den samarbetspartner man har för sådana tillfällen i ekonomifunktionen. Så att hen kan planera in timmar (behövs förstås inte om man har outsourcad funktion - då blir det istället ekonomileverantörens uppgift att resursplanera) att stötta med. Underifrån eller i själva årsprocessen.

3 Månadsboksluten - en nyckel

Nu är vi visserligen redan i slutet av året och en viktigt nyckel till att få ett årsbokslut klart snabbt och smidigt startar egentligen redan efter den första månaden i verksamhetsåret. Nämligen med första månadsbokslutet och rapporteringen. Å andra sidan finns det möjlighet att ta tag i det här redan nu innan årsskiftet.

Att ha kontroll på samtliga balanskonton varje månad, är en viktig nyckel för att belastningen av årsbokslutet skall bli rimlig. Alla de frågeställningar som kommer upp i samband med analys och rapportering av månadsbokslut, behöver hittas förklaringar till och redas ut i direkt anslutning till respektive månad.

Väntar man och tar delar av arbetet först i samband med årsbokslutet, innebär det inte bara ytterligare årsbokslutsarbete - det innebär dessutom nästan alltid mycket mer arbete än det hade tagit om man tog det direkt när frågeställningarna uppstod. Det är svårare att rekapitulera och komma ihåg orsak-samband när det kanske gått 6, 7, 8 månader.

Plus att det kan orsaka resultatmässiga förändringar mot vad man trott - oftast negativa sådana.

4 Rätt bokslutsprogram

Årsbokslutsprogrammen på marknaden är idag ganska dyra - ändå är de klart lönsamma. Förutsatt att man förstår programmen, använder dess funktioner och väljer tryggheten i att använda ett system som är beprövat och funnits på marknaden i åtminstone 5-6 år.

Att sitta med Excel och Word för att göra årsbokslut och årsredovisningen är inte att rekommendera om man inte har en mycket liten verksamhet. De kvalificerade programmen håller ordning, skapar punkter i form av checklistor att släcka allt eftersom och de automatiserar delar av arbetet.

5 Organiserad dokumentation

Nästa punkt är också en punkt som helst börjar redan innan verksamhetsåret. Nämligen vikten av att hålla ordning och redan på all redovisnings- och räkenskapsdokumentation. Är inte det här under kontroll så börja arbetet direkt nu under hösten.

Man behöver ha en tydlig struktur för att spara kvitton, fakturor, kontrakt och andra finansiella handlingar. Det gör det lättare att hitta nödvändig information när du behöver den. Desto mer digitaliserad informationen är, desto enklare blir det också vid genomförandet av revision.

Dokumentation kan då enkelt skickas till revisorerna redan innan revisionsarbetet - och är dokumentationen dessutom lagrad på ett sätt att revisorerna själva kan få tillträde till och hitta all dokumentation, snabbar det också upp processen.

6 Samarbeta med revisorerna

Håll en öppen och kontinuerlig kommunikation med era revisor. Revisorn kan ge värdefulla insikter och råd om vad som behöver göras för att underlätta revisionen. Transparens och kontinuitet i kontakten skapar också tillit och förtroende samt förståelse. Något som i sin tur minskar risken för revisorerna och därmed också kan göra att granskningen inte behöver bli lika omfattande.

Känner ni inte att förtroende nog att prata öppet med revisorerna - byt då revisorer.

7 Ständig förbättring

Efter avslutat bokslut och revision, ta er tid att utvärdera processen. Identifiera eventuella områden där det kan finnas utrymme för förbättringar och lär av tidigare erfarenheter. Tänk efter om någon missade en deadline, leverera underlag i tid, kommunicera med en motpart etc.

Reflektera även över revisionsprocessen. Kunde vi levererat på ett ännu bättre sätt för att skapa mindre frågeställningar och kortare processtid? Borde vi ha tagit initiativ till dialog kring något ämne proaktivt som vi inte gjorde nu?

8 Om det inte hjälper

Skulle ni ändå inte få årsbokslutet klart snabbt och smidigt handlar det ofta inte så mycket om själva årsprocessen i sig. Det handlar då istället antingen om brist på kompetens/erfarenhet och/eller om att inte förstå hela ‘ekonomikedjan’ och arbetet som behöver göras och planeras i och kring upprättandet av budget - ekonomimodell - styrning i redovisning - systeminställningar - månadsbokslut - analys och rapportering - dokumentation - återkoppling i processerna etc.

Ekonomi är ett område som inte bara genomsyrar det mesta i en verksamhet. Ekonomi är också en mängd processer som hänger ihop med varandra. En kedja där en svagare länk ofta påverkar andra länkar i kedjan negativt. Det gäller att se och hantera helheten i kedjan.

- - -

Läs gärna om Nya Ekonomikompetens metod för att hela verksamhetsåret skapa bra förutsättningar så att processen med årsbokslut, årsredovisning och revision skall bli klar snabbt och smidigt. Här>>>