5 saker att kravställa på ekonomileverantören

I takt med att allt fler företag väljer att outsourca hela/delar av sin redovisnings- och ekonomifunktion, finns all anledning att vara noga med att välja rätt partner. Här får ni 5 goda råd att ha med när ni gör ert val. 🡇

Det är mycket viktigt att välja rätt partner vid outsourcing av företagets ekonomifunktion.

1. Lagar och regler

Det första tipset kanske kan kännas självklart. Men att hjälpa ert företag att utföra redovisningen baserat på aktuella lagar och regler är inte “bara” att göra - som leverantör måste man ha både ork, tid och lust att också följa med när regelverk och lagrum förändras. Hålla sig uppdaterad.

Det är också viktigt att ha kollegor att kunna diskutera med och ha erfarenhetsutbyte med. En av anledningarna till att det allt mer ofta inte fungerar med en ‘egen’ ekonomiavdelning på 1-2 personer på företaget. I en snabbrörlig värld blir kompetens ofta i behov av uppdatering.

Redovisningen skall vara rättvisande

2. Rättvisande bild

De som får förtroendet att utgöra ert företags redovisnings- och ekonomifunktion måste också ha förmåga att bygga upp ekonomiprocesserna på ett sätt så att de siffror ni får är siffror ni kan lita på stämmer.

Ekonomiska underlag är beslutsunderlag. Om underlagen inte är rättvisande, riskerar beslut som tas att bli fel. Om ni inte kan lita på siffrorna, riskerar beslut att inte bli fattade.

Omvänt är det fantastiskt mycket värt att kunna lita på den ekonomiska informationen. Att den stämmer och att man kan känna sig trygg i vetskapen om hur verksamheten går och mår. Och att man, när man jämför utfall med föregående år, vet att föregående år också sköttes på ett bra sätt där det går att lita på att siffrorna är relevanta.

3. Fast datum för månadsbokslut

Förutom att kunna lita på siffrorna, är det en självklarhet att kunna veta när ni som leder företaget skall få siffrorna. På samma sätt som när man har en intern ekonomifunktion, skall förstås er ekonomipartner göra upp med er exakt vilket datum ekonomileverantören kommer att ha klart månadboksluten.

Ekonomiska underlag är en färskvara. I synnerhet när det gäller underlag som visar det som redan varit. Därför skall ni kunna ställa krav på att bokslutet är klart i närtid till den period som skall rapporteras. Utfall för augusti skall inte behöva levereras senare än 15 september. Utfall september inte senare än 15 oktober osv.

De flesta kunder hos oss på Nya Ekonomikompetens vill ha, och får, sin rapportering mellan den 8-12:e i perioden efter rapportperioden.

Bra analys och informativ rapportering ökar möjligheten att välja rätt väg i verksamheten

4. Analys & rapportering

Att som kund bara få en resultat- och balansrapport är…klent. Det är förstås viktiga underlag men som t.ex. VD och mottagare skapar det ofta merarbete. Framförallt om siffrorna inte visar det man trott de skall visa.

En bra ekonomileverantör skapar varje månad en rapport som lyfter fram de viktigaste delarna i utfallen. Och kompletterar med diagram och nyckeltal som även visar utfallen i förhållande till tidigare perioder, föregående år, en budget/prognos o dyl.

Ni bör ställa krav på att rapporten ger svar på de 3 viktiga controllerdelarna: 1) Var finns det avvikelser 2) Varför är det avvikelser och 3) Vad bör vi göra för att förstärka positiva avvikelser och/eller bryta negativa utfall.

5. Årshul och proaktiv planering

Om ni som kund t.ex. bestämt att rapportering för en månad skall ske senast den 10:e i månaden efter rapportmånaden, ser vi på Nya Ekonomikompetens det som självklart att vi sedan skall ses (fysiskt eller i Teamsmöte) för att gå igenom det viktiga i utfallen. Och även prata ihop oss med er som kund kring vad som komma skall.

"…en årsplanering som är genomtänkt, datum/tidsperioder för både när återkommande uppgifter skall göras såväl som när det gäller årsvisa uppgifter och rapporter…”

Ställ krav på ekonomileverantören att arbeta med framförhållning. Att det finns en årsplanering som är genomtänkt, datum/tidsperioder för både när återkommande uppgifter skall göras såväl som när det gäller årsvisa uppgifter och rapporter.

6. Bygg ert strukturella värde

En väg till högre förtroende och värde

Ok, vi lovade er 5 råd. Men vi är generösa, här kommer ett 6:e.

Om det är så att ni en dag kanske skall sälja ert företag, utöka ägarkretsen eller gå ihop med annan verksamhet, kommer ni sannolikt att ha behov av en s k due diligence - en genomlysning av hur ert företag har utvecklat sig de senaste 3-5 åren.

Att då kunna presentera vettiga månadsrapporter (med rättvisande bild) inkluderat analys och uppföljning plus protokoll från månadsvisa ekonomigenomgångar, där det också framgår att saker och ting har utförts, är mycket värdefullt för att skapa förtroende mot en extern part. Helt enkelt ett sätt att öka möjligheten att få en högre värdering på ert bolag.

Vi på Nya Ekonomikompetens hjälper er gärna att bygga dessa underlag parallellt med att vi svarar upp mot övriga 5 punkter ovan (vi kallar det FOKUS Processen), när vi blir er viktiga ekonomiavdelning. Ta gärna kontakt!

- - -

Läs gärna om Nya Ekonomikompetens tjänster. Läs här 🠊