Vill du veta vad som har hänt - eller vad som kommer att hända?

Att rapportera ekonomiska utfall till små och mellanstora företag kan verka rätt enkelt. Och det är det. När det gäller det som redan hänt. Lite mer utmaningar har många med att få fram bra information om vad som sannolikt kommer att hända. Vi på Nya Ekonomikompetens vet hur man skall göra. 🡇

Nya Ekonomikompetens hjälper er att få fokus på det som sker framåt

1. Att sikta på rätt fördelning

På Nya Ekonomikompetens pratar vi ofta om 70/30. När vi har ekonomigenomgångar med våra kunder skall vi försöka fokusera tiden till 30% på det som redan varit och 70% på det som komma skall. Mer fokus på proaktiva framåtblickande aktiviteter än på det som redan hänt.

För oss som (på alla kunder) dels tillämpar fast datum för månadsbokslut och rapportering (i närtid efter varje månad) dels ser till att ha full kontroll på alla balanskonton varje månad och dels har ekonomigenomgångar med kunderna (oftast) varje månad, blir det förstås mycket enklare att kunna lita på historiken - siffrorna som redan är bokförda. Och det i sin tur frigör tid och skapar en trygghet i att kunna fokusera framåt när vi träffar våra kunder.

2. Nya kunder - allt för ofta för dålig kvalitet

Det är när vi får in nya kunder där andra ekonomer och redovisningskonsulter varit inne, som det allt för ofta visar sig att man inte kan lita på att det som bokförts. Det finns helt enkelt ingen bra grundstruktur som ger bokföringen rättvisande bild. Då måste vi börja med att komma till rätta med det. Eftersom både VD, ledningsgrupp och vi som utgör kundens ekonomiavdelning, måste kunna lita på siffrorna. Annars kommer vi aldrig till 70/30-tänket.

Allt för många redovisningskonsulter slarvar och stressar igenom redovisningen - på bekostnad av att det blir goda beslutsunderlag

Man skulle kunna tro att problemet med att få fram rättvisande bild är något som endast företag som anlitat små 1-3-mans redovisningsbyråer råkar ut för. Det är ofta svårt att hinna med både utförande, frånvaro, ha systemkompetens, hålla sig ajour på lagar och regelverk, ta till sig teknikutveckling etc. när man är liten. Men, faktiskt, är det nästan lika ofta förekommande att även de stora drakarna (läs gärna våra 5 tips för bra kravställande här) visar sig inte haft förmåga till grundläggande ordning och reda.

3. Nästa steg mot 70/30

När vi väl har ordning och reda i redovisningen så att alla kan lita på det som redovisas ha hänt, gäller det förstås att få till effektiva processer. Dels av kostnadsskäl men även för att ekonomisk information skall kunna levereras till VD och ledningsgrupp samt styrelse, som en färskvara.

Ju tidigare rättvisande rapportering kan ske (paketerad på ett bra sätt och baserad på rapporteringens 3 grundparametrar), desto tidigare kan ledningen i företaget börja förstärka positiva trender respektive arbeta för att bryta negativ utveckling. I det här läget (vi kallar det FOKUS Processen) blir det nästan med automatik att vi som ekonomiavdelning tillsammans med företagsledningen börjar arbeta mer framåtriktat. Vi behöver inte lägga särskilt mycket tid på det som varit. Vi har, tillsammans med er som kund, passerat 50/50 förhållandet.

4. Så når vi till slut 70/30

Ekonomiavdelningens ‘kund’ är oftast VD, ledningsgrupp, avdelningschefer, styrelsen dvs. människor som har mycket andra punkter på sin agenda än ‘bara ekonomi’. Här gäller det att förstå att ekonomiavdelningen är en servicefunktion i verksamheten - även när ekonomisidan är outsourcad!

Även årshjul innebär att arbeta med 'ständig förbättring'

"…en årsplanering som är genomtänkt, datum/tidsperioder för både när återkommande uppgifter skall göras såväl som när det gäller årsvisa uppgifter och rapporter…”

På samma sätt som en produktionschef, en VD eller en HR-chef behöver planera framåt för att även få med årsvisa aktiviteter, och ibland kanske även större projekt, aktiviteter som endast sker var 3:e år, vikten av complience, riskhantering etc, måste förstås ekonomiavdelningen ha samma förhållningssätt - även när ekonomisidan är outsourcad!

En av nycklarna är att använda sig av proaktiva Årshjul. Och det är förstås så att första årets årshjul kanske inte kommer att vara helt komplett. Men med ett Årshjul finns också möjligheten att i dokumenterad form skapa förutsättningar för att få ett ännu bättre Årshjul nästa år. Och året därefter osv. Här finns förstås fördelar med att ha en outsourcad ekonomifunktion till en partner som arbetat med Årshjul i flera år. Kundföretaget har möjlighet att få ett mer komplett hjul redan från start - när ekonomifunktionen outsourcas till lämplig extern partner.

- - -

Läs gärna om Nya Ekonomikompetens tjänster. Läs här 🠊