Sugen på att kasta kvitton - gör så här
Det finns ett lagförslag, som är tänkt träda i kraft 1 juli 2024, om att man då fortsättningsvis skall slippa spara kvitton vid företagsköp. Men, är det då bara att kasta kvittona efter halvårsskiftet? Vi ger dig tips och råd. 🡇
Gör rätt från början när du får börja kasta kvitton för utlägg i företaget
Lagförslaget
Lagförslaget som är presenterat innebär alltså att regeringen föreslår att pappersmaterial med räkenskapsinformation bara ska behöva bevaras till dess att informationen överförts i digital form. Därefter kan materialet kastas. Du kan läsa mer om själva lagförslaget via den här länken.
I praktiken då?
När du betalar med kort och får ett kvitto måste du alltså först säkerställa att “all” information på kvittot överförts i digital form (som i sin tur sparas och blir spårbar). Innan det är gjort kan du inte kasta kvittot utan har, tvärtom, skyldighet att bevara kvittot.
Så här vill du ha det
Sannolikt skulle du vilja göra så här efter halvårsskiftet:
Gå in t.ex. i en butik, restaurang, tankstation och handla det du behöver (som idag)
Betala med kort (som idag)
Få ett kvitto (som idag)
Kunna kasta kvittot och fortsätta med annat (önskemål framöver) - slippa tänka mer på köpet
Men riktigt så enkelt blir det förstås inte. Själva informationen från kvittot måste ju fortfarande in i företagets redovisnings-/affärssystem. Och det måste bokföras.
Så här kommer de flesta att kunna göra direkt
Många har idag en s k kvittoapp kopplad till företagets affärssystem (Fortnox, Visma, 24SevenOffice, BL etc.). Du som har sådan app kommer efter halvårsskiftet att göra så här:
Gå in t.ex. i en butik, restaurang, tankstation och handla det du behöver (som idag)
Betala med kort (som idag)
Få ett kvitto (som idag)
Öppna kvittoappen i telefonen (som idag)
Skanna kvittot och ange typ av köp (som idag)
Kasta kvittot (från halvårsskiftet) då uppgifterna överförts i digital form
Med rätt inställningar i appen behöver ekonomen som sköter bokföringen inte bokföra utan kan ägna tiden åt ‘driftsövervakning’. Dvs. rätta till om något ev. gått fel.
Enklaste sättet när du slipper kvittona
Det finns idag separata kortlösningar som är kopplade både till affärssystemet såväl som till affärssystemets app för telefonen. Själva kortet fungerar precis som ett vanligt betalkort med eller utan kredit. Du som har sådant kort kommer efter halvårsskiftet att kunna göra så här:
Gör köpet och tacka nej till kvittot (från halvårsskiftet) eftersom appen i din telefon ‘plingar till’ direkt vid köp
Öppna appen. ‘Kvittot’ ligger då redan inläst. I appen väljer du vad ditt köp avsåg. Ditt val styr också själva bokföringen av kvittot till rätt konto. Klart!
Ekonomen som sköter redovisningen blir driftsövervakare och justerar endast det som ev. hanterats fel.
Konklusion
Snart slipper vi alltså papperskvitton. Förutsättningen för att kunna kasta/välja bort kvittona är förstås att vi har en lösning som gör att lagstadgad information kommer in och sparas digitalt i redovisningen. Koordinera med din ekonom så blir det rätt från början. Så att du också får den enklaste lösningen från 1 juli 2024.
- - -
Läs gärna om Nya Ekonomikompetens tjänster. Läs här 🠊
