Så mycket kostar ett möte, ett mail, en resa - egentligen💰

Visst är det viktigt att prata och diskutera. Byta erfarenheter. Lära ut, lära upp och lära om. Träffas. Sprida information. Men det kostar också pengar. Och i vissa verksamheter är dessa inslag pengatjuvar som äter upp mer av ekonomin än man kanske tänker på. 🡇

Möten, mail och resor. Allt medför kostnader. Kostnader man ofta inte ens tänker på.

Grundstruktur och policys

Verksamheter som har behov av mycket möten, framförallt längre möten där flera eller t.o.m. många medarbetare deltar, kan under ett år tjäna mycket pengar på skapa en bra grundstruktur och policy för vilka möten som skall hållas. Vem som skall vara med på vilka möten. Vilka förberedelser som skall ske och på vilket sätt beslut och information från möten skall spridas.

Antal deltagare, längd och förberedelse

Lika viktigt brukar det vara att även tydliggöra vilka som inte skall vara med på olika möten. Hur långa olika typer av möten faktiskt får vara. Och på vilket sätt mötesagendan skall förberedas och kompletteras med underlag för beslut. Så att alla har möjlighet att vara förberedda när mötena startar.

Ett möte i veckan, året om

Om man tar ett exempel på en verksamhet som har en genomsnittslön på 40.000 kr/månad och håller ett möte i veckan, året om. Antag att dessa möten omfattar 4 personer och att mötet tar 1 h/möte där var och en också behöver förbereda sig 1/2 timme inför mötet och sedan följa upp punkter ytterligare 1/2 timme efter mötet.

De direkta kostnaderna för detta veckomöte landar på ca. 13.000 kr/månad. Eller 156.000 kr/år. Till det skall läggas lokalkostnader, kostnader för utrustning etc.

Restid

Resor i tjänsten är förstås ofta viktiga resor. Men det finns idag även andra anledningar än ‘lättja’ till att många väljer teamsmöten istället för resa. En tjänsteresa i bil för två medarbetare som tar 3 timmar enkel väg kostar, med motsvarande löner som i exemplet ovan, nästan 5.000 kr i direkta kostnader (lön + lönebikostnader) för medarbetarna. Plus då kostnaden för bil, drivmedel etc.

Mailutskick till medarbetare 🟊

För ett par år sedan hade en av våra medarbetare ett uppdrag i en koncern bestående av drygt 1.500 medarbetare. Koncernen hade en VD som flera gånger i månaden skickade ut mailinformation. Mail som ofta var långa och dessutom nästan alltid gav upphov till mer av frågeställningar än svar. Varför det sedan blev föremål för diskussion på kontoren.

Ett av mailen var osedvanligt långt. Det handlade om kostnadsmedvetenhet(?!). Det fanns flera otydligheter i mailet (som ganska uppenbart var skrivet under rätt stressade former) och man var flera på kontoret som samlades runt en dator och där läste mailet flera gånger för att försöka förstå.

Lågt räknat ägnade varje medarbetare 1/2 timme åt detta mail. Att läsa, förstå, läsa igen, diskutera med kollegor, läsa igen för att förstå… Det innebar att kostnaden för detta enda mail uppgick till ca. 290.000 kr för koncernen.

Att förstå var kostnadsbesparingar finns

Möten, mail och resor är några exempel på inslag i vardagen som ofta sker utan att någon skall attestera och godkänna genomförandet innan det sker. Skall någon däremot köpa in en ny dator, anlita en reklambyrå eller beställa ny kaffemaskin till kontoret har man nästan alltid en begränsning och kontroll i form av budget och attestant.

Det finns många, många fler kostnader i verksamheter som i det dagliga kan vara svåra att upptäcka eller tänka på. Något som t.ex. verksamhetsmetodiken LEAN kan vara behjälplig för att motverka.

- - -

Läs gärna om Nya Ekonomikompetens: Läs här 🠊