3 gyllene regler för ekonomirapporter
Är du mottagare av ekonomiska månadsrapporter? Då finns det 3 gyllene regler du bör ställa som krav på den som tar fram rapporterna åt dig. 🡇
Rätt utformade ekonomiska rapporter sparar tid och minskar risken för tolkningsfel - och gör mötet mellan ekonom och mottagare mycket mer givande
Grunden för all ekonomisk rapportering
Innan vi går in på de 3 gyllene reglerna för ekonomisk rapportering, vill vi bara påpeka vikten av att t.ex. företagets månadsrapport ger en rättvisande bild av hur verksamheten verkligen går.
Har man inte kontroll på redovisningen, arbetar med periodiseringar och styr det ekonomiska utfallen med relevanta interimsbokningar, behöver man lägga tid på att komma till rätta med det. Innan man lägger tid på rapportering.
(Alla Nya Ekonomikompetens kunder skall kunna lita på att all redovisning vi fått del av är med i rapporteringen och att siffrorna vi som ekonomifunktion presenterar för kundföretaget/VD/styrelse mfl. också är siffror som visar verksamhetens aktuella status.)
Regel #1 Var(!) finns det väsentliga avvikelser
Du som tar emot och läser en ekonomisk rapport, skall få det enkelt ‘serverat’. Snabbt kunna orientera dig om var utfallen avviker mot t.ex. budget och/eller föregående år, föregående månad (eller vad man nu har valt att jämföra med).
I en bra framställd rapport slipper du börja leta själv efter avvikelserna.
Regel #2 Varför(!) har avvikelserna uppstått
Att få reda på att saker avviker är viktigt. Men det är lika viktigt att du som får rapporten samtidigt får information om varför avvikelser har uppstått. Du skall inte själv behöva sätta dig och öppna ekonomiprogram och göra analyser - med risk för att missa något.
Ekonomen som upprättat den ekonomiska rapporteringen skall vara tillräckligt proffsig för att kunna serva dig med informationen.
Dessutom behöver ju ekonomen själv känna till detta för att även kunna ge dig svar på Regel #3.
Regel #3 Vad behöver göras för att förstärka en positiv trend och/eller bryta en negativ trend
Det här kan förstås vara lite svårare att få till. Man behöver ha arbetat i och med verksamheten och lärt sig vilka parametrar som påverkar vad i företagets affärsförhållanden. Men det här måste ändå vara ekonomens absoluta ambition att kunna svara på. Även om det kanske tar några månader om man är ny på företagets ekonomifunktion.
Fler tips för ekonomisk rapportering
Även om man kommer långt med ovanstående 3 regler, finns det förstås fler tips för att mottagandet av den ekonomiska rapporteringen skall bli bra.
Vi är med när medarbetare kliver på - vi är med om de kliver av
Det är t.ex. viktigt att visualisera ekonomin även i bildform. Så att mottagaren inte bara får en resultat och balansräkning. Att bara jämföra enskilda månader samt ackumulerade siffror, innebär att man riskerar tappa viktig information om tendenser, trender och avvikelser.
Sedan är det viktigt att tänka på hur man som ekonom skriver rapporterna. Att t.ex. skriva att en typ av kostnader t.ex. uppgick till 400.000 kr för månaden, är oftast ganska onödigt. Läsaren ser det både i diagram såväl som i resultaträkningen. Fokusera istället på reglerna ovan och förklara varför(!) uppgår kostnaden till 400.000 kr och vilken eventuell avvikelse innebär det jämfört med något annat.
Ytterligare ett tips är: försök att skriva kortfattat! Lägg extra tid på att korta ner kommentarerna för att endast få med det som är relevant. Det ökar chansen att mottagaren också läser igenom det som står.
Vill du veta mer om ekonomisk rapportering, rättvisande bild och hur ni kan få en bra uppföljning varje månad? Ta gärna kontakt med oss på Nya Ekonomikompetens.
- - -
Läs gärna mer om Nya Ekonomikompetens tjänster. Läs här 🠊
